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Vis ma vie d’assistante de direction

Et oui, pour ceux qui ne le savent pas, je suis assistante de direction. Secrétaire de direction pour ceux qui préfèrent. C’est une jeune fille qui voulait voir ce qu’on faisait vraiment dans ce métier qui m’a demandé cet article. Aussitôt demandé, aussitôt fait. T’as vu comme je suis à ta disposition ? Si tu as une envie particulière n’hésite pas à me demander. Évite la politique et les mathématiques par contre, je ne vais pas pouvoir t’aider.

Vis ma vie d'assistante de direction

Avant de te raconter ce que je fais, comment j’en suis arrivée là, toussa toussa j’ai été voir sur Google ce que lui dit à propos de ce poste. (Si t’en as rien à kické, descend tout de suite en dessous du gif « on s’en bat les couilles » 😀 Ça t’épargnera le bla-bla du comment et pourquoi)

« Bras droit du responsable d’un service ou d’une entreprise, ce professionnel organise le travail de l’équipe administrative ou l’effectue lui-même. Il gère la production, la diffusion et l’archivage des informations (courrier, comptes rendus, documents comptables, dossiers techniques, etc.). La prise de notes, la retranscription, la transmission et le classement n’ont pas de secrets pour lui. Il est parfois amené à effectuer des traductions. Il reçoit et filtre les appels téléphoniques et les visites. Il est en contact avec les clients et les fournisseurs. Il gère l’agenda du chef de service, prévoit et organise ses déplacements. Il planifie ses réunions et l’y assiste. Informé de tous les détails et projets de la société qui l’emploie, il représente souvent la direction lorsque celle-ci est empêchée. Il peut être amené à agir ou à parler en son nom. »

Mais comment j’en suis arrivée là ?

Mon cas est un peu particulier car je n’ai pas fait d’études. J’ai tout appris sur le tas et j’ai eu de la chance de tomber deux fois sur des patrons en or qui ont décidé de me donner ma chance. J’ai commencé en tant que caissière à 18 ans puis j’ai eu mon fils. Vers 21 ans je suis partie à la recherche de boulot et j’ai postulé pour une place de vendeuse dans un magasin de bijoux fantaisie. C’est ce jour-là que la patronne lors de mon entretien et en voyant mon curriculum vitae m’a proposé de plutôt venir travailler chez eux au bureau. Ils avaient un e-commerce et il fallait quelqu’un qui s’en sorte avec des nouvelles technologies. J’ai travaillé la pendant cinq ans. J’ai appris à me servir de Photoshop, j’ai assisté aux réunions avec l’agence de communication avec qui on travaillait pour la refonte du site. J’ai énormément appris. Malheureusement ils ont fait faillite.

J’ai failli ne pas aller à l’entretien

J’ai donc postulé pour un poste de secrétaire de direction dans une agence de communication. L’annonce disait qu’il fallait assister aux réunions, retranscrire ces fameuses réunions, être bilingue, s’y connaitre un minimum dans les nouvelles communications.

Dans ma lettre de motivation j’avais placé le lien de mon ancien blog, pour montrer que je m’y connaissais un peu. J’ai été rappelée très peu de temps après et j’ai décroché un rendez-vous. J’ai failli ne pas y aller. Moi, n’ayant pas d’études. J’avais l’image en tête de cette secrétaire qu’on voit dans les films. Je m’imaginais devoir retranscrire la réunion en live pendant la réunion. J’imaginais devoir porter des tailleurs. Moi… moi qui mets des baskets et des jeans troués. Moi qui écoute du rap fr et qui est à fond dans les gossip de la télé-réalité et tout. Je ne correspondais pas j’en étais sûre. C’est ma soeur qui m’a convaincue « je viens te chercher, même si je dois te tirer par la peau du cul tu vas y aller ! » (ouais ma soeur à un vocabulaire super classe 😀 )

Vis ma vie d'assistante de direction

Lors de l’entretien mon patron m’a directement mis à l’aise. « On n’a pas de tâches précises à te demander. Tu fais ce que tu sais. Moi j’ai besoin d’aide et j’ai besoin de quelqu’un qui sache gérer quand je ne suis pas là. »

Je commençais là-bas un mois plus tard. Deux ans après je suis heureuse de dire que je suis contente d’aller travailler chaque matin. J’aime mon boulot. Je pense que beaucoup de monde n’a pas la chance de dire ça.
J’étais fière. Avant quand on me demandait où je travaillait je répondait « oh je bosse pour un site internet, je fais un peu de tout, je gère les commandes et tout ». Maintenant je peux dire « je suis assistante de direction dans une agence de communication. » Ça claque !

Vis ma vie d'assistante de direction
Et concrètement du coup, tu fais quoi de tes journées ?

Alors, pour que tu comprennes, au bureau on a un studio de graphisme et une équipe web. Le graphisme s’occupant de tout le print. (Logos, flyers, identités visuelles, brochures…) Le web s’occupant de la création de sites internet et de la maintenance de ceux-ci.

Les deux ne travaillent quasi jamais ensemble. Moi je suis en étroite collaboration avec mon patron. Lui s’occupe de la comptabilité, de l’administration et tout ça. Je n’ai jamais été forte la dedans du coup fatalement j’ai préférée ne pas m’occuper de ça ici.

De mon côté je travaille avec tout le monde. J’assiste aux réunions, je reçois les appels entrants, j’ouvre aux clients et les accueille. Je fais parfois le lien entre le patron et les équipes. Le matin je passe par le studio voir qui fait quoi et où ils en sont dans leur jobs. Quand le patron est en vacances je suis là pour relever ses mails et gérer son absence.
Avec le temps j’ai de plus en plus de responsabilités. Je m’occupe seule d’un de nos plus gros clients. (en dehors du côté administratif) Je gère la communication avec eux et je sers de lien entre eux et nous. C’est moi qui dispatch les jobs à faire au web ou au studio et je fais le suivi. J’ai aussi donné ma première formation la semaine passée. J’ai flippé ma race mais j’étais tellement fière après. Une formation à l’utilisation d’un CMS Drupal pour mon gros client.

Du fait d’avoir des connaissances grâce au blogging justement j’ai aussi des tâches que je ne suis pas censée faire. (mais que j’adore) Je m’occupe par exemple de la création et l’envoi de newsletters. J’aide à l’importation de données quand il y a des coups de rush au web. Quand ils sont trop occupés au studio je m’occupe parfois de la création de bannières simples.

Vis ma vie d'assistante de direction

Mon boulot est super varié et jamais une journée ne ressemble à une autre. J’apprends tous les jours. Il m’arrive maintenant de parler et qu’on m’arrête me disant « wow attends tu parles chinois » tellement je parle techniquement. J’adore ça. Parfois il m’arrive d’être à côté des gars du web et de les regarder coder, ça me fascine. Je ne pourrais jamais assez remercier mon patron de m’avoir donné cette chance. Parfois quand il sent que j’ose pas trop me mettre en avant parce que je ne m’en sens pas le droit, n’ayant pas fait les études pour, il me rassure me disant qu’il ne voudrait personne d’autre pour travailler avec lui, que même sans études j’ai la conscience professionnelle, je suis serviable, j’apprends vite et je suis polyvalente.

Finalement, je ne porte pas de tailleurs. Aujourd’hui j’ai des Huarache aux pieds et un pull colorblock de Levi’s. J’écoute Lacrim en ce moment même, j’ai des licornes sur mon bureau et en fond d’écran j’ai mes enfants sur un écran et Bae sur l’autre. (que mon patron à pris pour un rappeur américain quand même pour l’anecdote) Tout le monde est habitué maintenant 🙂

Vis ma vie d'assistante de direction

Et toi, tu aimes ton job ? Tu fais quoi dans la vie ? J’ai bien envie de faire une série « vis ma vie » donc si tu as un job que tu aimes et que tu aimerais faire un article invité, n’hésite pas 🙂

10 commentaires

  • Latmospherique

    Je ne suis pas originale j’ai le même job que toi…en moins cool. Je bosse dans un service trésorerie. Et ce n’est pas du tout ma formation de base…
    J’ai bossé dans la mode avant et c’est là que j’ai tout appris, petite structure et plein de boulot. C’était extra!
    Aujourd’hui je m’ennuie un peu.
    Je compense, j’écris des histoires…

    • Kassandra

      Ah c’est cool 😀 Une collègue à distance alors 😀
      Oui j’ai déjà pensé au jour ou je devrai/aurai envie de changer…. je me demande si je ferai le même job parce que ce qui me plait c’est justement le contexte et la diversité.
      La mode, ca devait être super cool ça. C’est dans les petites structures qu’on apprend le plus 🙂

  • Tabi

    Et moi, pendant ce temps là, je me fais chier dans ma banque. Je passe ma journée sur le net, sur YouTube, sur Twitch. Enfin je bosse quand même un peu, mais c’est ptet moins de 20% de mon temps de présence. D’un coté, j’en suis très content, de l’autre, ça me fait chier de pas être « challengé » intellectuellement.

    Mais très bien payé. Donc aucune envie de partir…

    • Kassandra

      Ahaha ouais je comprends…
      Parfois pendant les jours creux ici, surtout pendant les grandes vacances,
      je trouve ça rigolo les premiers jours mais après ça me saoule vite.
      C’est clair… Je partirais pas non plus à ta place.
      Maintenant qui sait le jour ou tu trouvera un endroit qui te propose
      du challenge + le salaire qui va avec 🙂

  • Judie K

    Je suis l’assistante de direction dont tu parles : tailleur, talons, 12 ans d’études…
    Je n’aime pas mon job. Je travaille dans le même domaine que Tabi, et je trouve qu’au niveau culturel… c’est la misère. Mais paradoxalement je ne traine pas des pieds pour y aller. Mais vraiment ça me gonfle de ne pas m’user le cerveau. C’est par flemme que je ne cherche pas ailleurs.

    • Kassandra

      Tu es un peu Donna alors 😀 (l’actrice sur la photo, qui joue dans la série Suits)
      C’est fou, moi je ne savais même pas qu’il y avait des études spécifiques pour ça.
      Je pensais que les études de secrétariat « suffisaient » (si je peux le dire comme ça)
      Oui je comprends, puis on est sûr de ce qu’on a mais pas de ce qu’on aura,
      ça fait peur de partir pour l’inconnu.

      • Judie K

        Je n’ai pas fait d’études pour être assistante de direction (en France ça existe en bac +2). Je suis allée à l’université, et assistante de direction était un job « sûr » bien rémunéré. Avec des horaires fixes.
        Pour le moment j’ai d’autres choses à géré que la recherche d’un nouveau job. Je profite de mon cerveau qui n’est pas sollicité pendant mon temps de travail, et de mon argent.

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